在大流行期间对欺诈保持警惕

由于COVID-19危机增加了欺诈的激励和机会,内部控制需要成为首要和中心。
Cecilia Locati, FCMA, CGMA

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图片由Gillian Blee / ikon图像

由于宏观经济挑战,许多企业必须进入生存模式冠状病毒病-19流感大流行对于某些公司来说,这意味着快速更改操作程序,以满足更改客户偏好,通常没有足够的时间立即设置适当的内部控制。

在进行时-深度在这个压力巨大的时期,内部控制检查可能会“减缓”业务,这些检查对于保护公司免受内部和外部的影响是必要的欺诈行为。

欺诈损失可能是重大的,在财务紧张的时候,损失需要保持在绝对最小。对适当控制的投资可以节省更多的资金,会计师可以帮助量化风险。

以下是一些潜在的欺诈风险和建议建立内部控制以解决这些问题风险。

弱业务合作伙伴筛选

在快速变化和限制环境的竞争中,内部控制,特别是那些与筛选第三方(如客户、代理和供应商)有关的控制,可能会被忽视。这可能会使公司面临更多的交易对手或合规问题风险。

例如,销售代表可能会旨在同意保护稀缺销售的不利条款和条件。潜在的新客户具有严格严格的内部控制,这可能曾经被视为符合合规性观点的风险太大,现在被处理,因为“他们是客户。”

确保内部控制第三-聚会,派对通过重新评估筛选程序并使它适应越来越虚拟世界来筛选。在大流行前进行的一些控件,例如与关键人员访问第三方的房屋或个人会议,因为流动性降低,不能以相同的方式进行。而不是跳过这些控制,替换它们流感大流行-友好的控制,如进行视频游览第三-聚会,派对房地和增加虚拟检查点的数目,并配备第三个检查点的人员聚会,派对

在执行符合性检查时,如制裁检查、不良媒体筛选、知道-你的-客户程序,所有权结构分析,信用检查,和业务参考审查。在与第三方承担任何合同义务之前,一定要执行这些控制。

采购风险

同时,在常规供应商不能按时交货,急需替代供应商的情况下,采购部门也可能倾向于跳过常规供应商的一些检查。在时间和交付压力很大的情况下,采购部门可能会试图通过削减一些关键的控制来缩短通常的过程。例如,欺诈性公司可能会向采购部门提出在交货或服务之前预付货款的要求,然后在不提供商定的服务或不交付材料的情况下消失。或者在采购部门工作的员工在财务压力下可能容易受到贿赂。

在这种情况下,公司应该加强对新供应商的审查,要求在提供任何服务或交付供应品之前支付大量预付款。组织也应该注意新的供应商,特别是那些没有重要业务关系的供应商开放-研究以确保供应商不是一个已知的骗子。最后,如果计划的花费很大,考虑聘请一家专门从事公司背景管理的公司检查。

组织还应通过阅读官方政府网站和专门的资源等最新的欺诈计划,例如AICPAFVS对欺诈通讯。还应定期向员工定期沟通欺诈红旗并被包含在内训练。

内部欺诈风险

增加个人压力,例如财务困难,压力,应对虚拟环境的困难,可能导致欺诈风险增加。员工们努力欺骗公司的旨在欺骗公司有时间这样做,并且不见了。此外,他们可以访问公司系统,如果没有充分控制和受强度的充分控制和限制分离--职责和访问控制,可能为内部提供了几个机会欺诈行为。

为了降低内部欺诈的风险,与你的同事保持联系,了解他们的生活中发生了什么。问问题的方式和在办公室工作的时候一模一样。在你的沟通中,强调公司需要有强有力的内部控制远程-工作环境。控制感是对欺诈的极好的威慑,也可以用来防范内部欺诈欺诈行为。

强制数字化

冠状病毒病-19危机加速了许多组织的数字化进程。一些公司已经对技术基础设施进行了投资,并准备在疫情爆发时进行数字化经营。

然而,其他公司没有准备好,不得不在没有充分准备、投资、技能和时间的情况下建立数字流程。在压力下快速启动的虚拟流程在设计时可能没有嵌入健壮的内部控制。设计不良的流程而不进行内部控制可能会为欺诈行为。

例如,如果公司尚未拥有能够支持发票批准工作流程的IT系统,毫无疑问,从头开始迅速实施过程将具有挑战性。这一挑战可能导致公司选择更灵活但宽松的控制系统,例如通过电子邮件(易于修改)或扫描发票(容易伪造)的签名批准的发票批准。

为了将日益数字化的过程带来的风险降到最低,请检查现有的过程,以确定痛点,并重新设计它们,以确保它们是实际的,并实现充分的内部控制。在组织内部,花时间建立和沟通实施此类内部控制的基本规则,以确保一致的监督和更容易识别可疑活动。


关于作者

Cecilia Locati,FCMA,CGMA他是内部控制工具箱的创始人,也是RHI Magnesita的风险、合规和内部审计副总裁。

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